WNL-rapport is inzet van kort geding maar zorgvuldigheid is voor KPMG het belangrijkst

Om met dat laatste te beginnen: KPMG trekt nooit conclusies, benadrukt Stolk. Bij geen enkel rapport. “Het is altijd de conclusie van de opdrachtgever.”

“We worden wel eens gevraagd om ons uit te spreken of we het eens of oneens zijn met de conclusie die een opdrachtgever heeft getrokken.” zegt Hoynck van Papendrecht. “Wij trekken geen conclusie. Ook zeggen dat je het oneens bent met een conclusie, is impliciet een conclusie trekken. Dat zijn echt dingen waar wij als onderzoekers geen uitspraken over doen.”

Stolk vult aan: “Alleen een raad van bestuur, raad van commissarissen, de opdrachtgever, kan het hele spectrum overzien en op basis daarvan beslissen: wat wil ik daarmee? Wij kunnen dus niet op het deel wat we hebben onderzocht, wat van een organisatie vaak zo’n klein stukje is, een conclusie trekken over wat dit betekent voor het geheel. Wij kunnen niet in de schoenen van een bestuur gaan staan.”

Veranderingen in maatschappij
Opdrachtgevers ervaren echter druk door de veranderde houding vanuit de maatschappij en de media over het onderwerp. Zo merkt Hoynck van Papendrecht op dat er de afgelopen jaren anders wordt gekeken naar gedragsonderzoeken.

Er is na #MeToo en de onthullingen rondom The Voice vanuit de maatschappij meer aandacht voor en er worden onderzoeken gestart waar de media bovenop zitten. Daardoor is de druk op opdrachtgevers toegenomen. “Wat je steeds vaker ziet is dat die motivatie niet enkel intrinsiek is, maar ook gedreven wordt door buitenaf: ‘Je moet verantwoording afleggen’. Je voelt de druk bij opdrachtgevers ook: ‘We staan nu zo breed in de media - we moeten hier iets mee’.”

Feitenonderzoeken
Maar even terug naar de onderzoeken van de accountants- en adviesorganisatie. KPMG Forensic doet verschillende soorten feitenonderzoeken: met een financiële insteek, naar aanleiding van vermoedens van fraude of corruptie, gericht op processen en procedures waarin bijvoorbeeld belangenconflicten plaatsvinden, maar ook op basis van vermoedens van ongewenst of grensoverschrijdend gedrag.

Feitenonderzoeken in algemene zin brengen de feiten en omstandigheden in kaart naar aanleiding van (vermoedens van) onregelmatigheden. Dat kan gaan over een proces binnen een organisatie, maar ook over het handelen of nalaten van handelen van bepaalde personen daarbij. In dat laatste geval spreek je over ‘persoonsgerichte onderzoeken’.

Persoonsgerichte onderzoeken
Bij KPMG Forensic worden al meer dan 30 jaar feitenonderzoeken gedaan, ook persoonsgerichte onderzoeken. De afgelopen vijftien jaar zijn daar gedragsonderzoeken bij gekomen. Het persoonsgerichte onderzoek is gelieerd aan het handelen of het nalaten van een persoon. “Dan breng je de feiten en omstandigheden in kaart, gericht op een object van onderzoek. Wij noemen dat een betrokkene,” aldus Hoynck van Papendrecht. Dat kan een (rechts)persoon zijn, maar ook een heel (management)team, of de hele raad van bestuur.

Bij persoonsgerichte gedragsonderzoeken wordt ook in kaart gebracht wat het normenkader, of de standaard, van het bedrijf is. “Dan heb je het bijvoorbeeld ook over de Code of Conduct, de gedragscode waarin is gedefinieerd waar je aan moet voldoen en wat wordt verstaan onder ongewenst gedrag,” legt Hoynck van Papendrecht uit.

En er wordt gekeken naar de ‘scope’, de periode waar het onderzoek betrekking op heeft. Daarnaast brengen de onderzoekers feiten in kaart over hun onderzoeksbevindingen. Die twee worden naast elkaar gezet en op basis daarvan kan een opdrachtgever een conclusie formuleren.

Waarborgen
Nederland heeft een zeer sterk juridisch stelsel wat betreft het persoonsgerichte onderzoek en de rechten die een betrokkene heeft, zegt Hoynck van Papendrecht. “Wij moeten iemand formeel informeren over wat de doelstelling is van ons onderzoek, daar mag je niet vaag over blijven.”

Dat betekent dat diegene vóór hij met KPMG in gesprek gaat eigenlijk al weet wat de doelstelling van het onderzoek is en wat de scope is. “Ook in hoor- en wederhoor krijgt diegene het recht om zich te kunnen verweren op de bevindingen die wij hebben op diens handelen of nalaten van anderen. Als je je moet kunnen verweren in een gedragsonderzoek, moet dat dus wel op specifieke en concrete voorbeelden zijn,” stelt Hoynck van Papendrecht.

Bij persoonsgerichte onderzoeken zitten verder extra waarborgen in procedures, protocollen, (privacy)gedragscodes en richtlijnen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en voorschriften van de wet bureau particuliere recherche, die onderzoekers van KPMG verplicht zijn na te leven. Want bij dit onderzoek komt bijvoorbeeld vaak bedrijfsgevoelige informatie aan bod en/of vertrouwelijke informatie van melders en/of betrokkenen en de bovengenoemde hoor- en wederhoor. Het persoonsgerichte onderzoek leent zich er om deze redenen ook niet voor om openbaar te worden gemaakt.

Meldingen en anonimiteit
Een gedragsonderzoek start vaak met een verzoek vanuit een opdrachtgever. KPMG gaat vervolgens met de melders in gesprek. Anonieme meldingen over grensoverschrijdend gedrag zonder mogelijkheid de melders te spreken zijn in principe niet ‘onderzoekbaar’.

Als de melder wel te spreken is, maar deze wil anoniem blijven, licht KPMG toe waarom anonimiteit niet altijd gegarandeerd kan worden. Dat is niet omdat hun naam genoemd zal worden, maar omdat bevindingen die betrokkene in hoor- en wederhoor te horen krijgt, naar de melder te herleiden kunnen zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om een specifiek voorbeeld of een gebeurtenis uit een een-op-een situatie. Voor melder kan het spannend zijn dat een melding soms herleidbaar is.

Een fraudemelding kan wel anoniem, omdat je dan je verdere onderzoeksbevindingen bijvoorbeeld uit de financiële administratie haalt, vertelt de onderzoekster van KPMG, “maar dat is echt wel anders dan wanneer iemand anoniem een melding doet over gedrag van iemand, wat niet rechtstreeks te verifiëren is uit de financiële administratie”.

Het is ook anders als er voorbeelden worden gegeven van intimiderend gedrag tijdens bijvoorbeeld een vergadering met meerdere mensen. Dan zijn er vaak ook meer melders, blijft de bron makkelijker anoniem en ook het aantal meldingen blijft anoniem. Het is dan genoeg als er voldoende concrete voorbeelden zijn.

Invulling containerbegrip
“En wat is dan intimiderend gedrag?,” vervolgt Hoynck van Papendrecht. “Dus dan wil ik specifieke concrete voorbeelden van dat intimiderende gedrag om te kunnen onderbouwen. Ook naast je normenkader: dit gedrag heeft betrokkene getoond, volgens verschillende melders.”

Want intimiderend gedrag is voor iedereen anders. “Intimiderend is ook echt een containerbegrip. Wat voor de ene intimiderend is, is het voor de ander niet. Er zit een groot verschil in bijvoorbeeld intimiderend gedrag waarbij een melder beschrijft dat dit wordt ervaren door ‘een gevoel’, of wanneer een melder situaties beschrijft waarin tegen de melder is geschreeuwd en gescholden. Dus we voeren hier gesprekken waarin melders zeggen: ‘dit is intimiderend, want hij keek me scheef aan’ tot mensen die zeggen: ‘hij heeft een stoel tegen mij aangegooid’. Het is voor ons wel belangrijk om te begrijpen hoe deze persoon dit containerbegrip invult. En ook voor een opdrachtgever is dat belangrijk.”

Als de melding voldoende details heeft dan gaan de onderzoekers naar de betrokkene voor wederhoor, zegt Hoynck van Papendrecht. “We kunnen niet tegen betrokkene zeggen, iemand voelt zich bedreigd. Daar kan je je niet tegen verweren. Dus de melding moet zodanig veel details hebben dat iemand vervolgens in de gelegenheid is te reageren.”

“Als betrokkene dan vervolgens zegt: ‘Ja, maar die andere persoon deed dit en dit’, gaan we weer naar melder terug, want dan wordt er iets gezegd over het handelen van de melder.” Daar mag dan weer op gereageerd worden en “soms ga je zo een aantal keer heen en weer totdat er een feitenbasis staat”.

Vrijwillig
Hoynck van Papendrecht geeft aan dat ze vaak interviews hebben met melders waarbij mensen aangeven het heel spannend te vinden. “Wij zijn een private organisatie, wij zijn geen politie of recherche. Je werkt vrijwillig met ons mee, dus alles wat je met ons deelt is op vrijwillige basis. Dat zeggen we ook altijd formeel aan het begin. Dat betekent dat het de melder vrijstaat in wat hij wel of niet met ons deelt. Wat ik altijd wel probeer aan te moedigen is dat we in ieder geval proberen een zo open mogelijk gesprek met elkaar te hebben.”

Als de voorbeelden te vaag zijn dan gaat de onderzoeker doorvragen: “Maak het concreet, kun je daar een voorbeeld van geven? Wat zei hij dan? Hoe stond hij dan? Waren daar nog andere mensen bij? Heb je daar nog een voorbeeld van?”

Van deze gesprekken wordt een verslag gemaakt. Ook biedt de afstemming van het gespreksverslag de mogelijkheid om aan te geven of de voorbeelden die zijn genoemd van ongewenst gedrag door de betrokkene in het rapport mogen worden meegenomen, want KPMG kan passages uit het gespreksverslag in persoonsgerichte gedragsonderzoeken gebruiken in het rapport, vertelt Hoynck van Papendrecht. “Dus check of het juist is geformuleerd. Heb ik (de onderzoeker, red.) het niet verkeerd geïnterpreteerd in mijn zakelijke verwoording van het gesprek?”

De melders kunnen dus aangeven welke passages ze liever niet mee zien gaan in het uiteindelijke rapport. “Sommige dingen vinden mensen toch te spannend om te gebruiken in een rapport. En bij andere passages denken ze, ‘nou dit is algemeen gedrag wat hij iedere ochtend vertoont. Als hij bloedchagrijnig binnenkomt, dat zou iedereen je kunnen vertellen’. Daar houden wij dus wel altijd rekening mee,” legt Hoynck van Papendrecht uit.

“We hebben in ons onderzoeksproces regelmatig dat een betrokkene zegt: ik wil alle gespreksverslagen zien. Dat doen we niet: die zijn geen onderdeel van ons rapport. Die gespreksverslagen zijn echt voor onszelf. Ze zijn onderdeel van ons dossier, als onderbouwing voor elementen die wél terugkomen in het rapport.” Daar staan mogelijk ook dingen in die breder zijn dan alleen maar het handelen en nalaten van deze persoon, vult Stolk aan. De onderzoekers informeren betrokkene daar ook niet over.

Informatie-asymmetrie en vertrouwen
En daarmee dient het volgende spanningsveld zich aan: wie meewerkt aan een KPMG-rapport krijgt daar verder geen inzicht in. Terwijl het voor een melder vaak heel emotioneel is om een melding te doen, ze geven zich immers bloot. “Maar vervolgens kunnen wij jou niet informeren over de hele uitkomst van het onderzoek,” geeft Stolk aan. “Want dat gaat óók over het handelen en nalaten van betrokkene. De informatie uit interviews zou mogelijk voor melders onderling weer naar elkaar te herleiden zijn.”

De KPMG-onderzoekers kunnen de melder(s) dus ook niet informeren over de uitkomsten van het onderzoek. “Het is niet aan ons om een melder te verrijken in zijn kennis die verder gaat dan zijn eigen melding. We brengen ook altijd feiten en omstandigheden in kaart. Want een los feit zegt soms niks.”

Wat Stolk bedoelt is dat een melder niet het hele plaatje ziet. “En dat betekent dat je een andere informatiepositie hebt en dat je daarom misschien ook niet helemaal begrijpt waar een conclusie vandaan komt, als die conclusie door opdrachtgever niet goed genoeg wordt gemotiveerd.”

Draagvlak
Stolk geeft aan dat die informatie-asymmetrie voor hen als onderzoekers soms ook moeilijk is. “Want mensen hebben je vertrouwen gegeven en je zou ze in dat opzicht wel bepaalde dingen willen uitleggen. Alleen dat is niet aan ons,” concludeert de onderzoeker. “Het is daarom voor een opdrachtgever vaak heel moeilijk om draagvlak te creëren voor de uiteindelijke conclusie. Want hoe ga je het draagvlak over die conclusie motiveren als je niet de details van het onderzoeksrapport kan gebruiken vanuit de vertrouwelijkheid van melder en betrokkene?”

“De opdrachtgever moet een bepaalde onafhankelijke positie hebben om die conclusie te gaan trekken,” stelt Stolk. “Als je niet die onafhankelijke positie hebt, is er vaak ook geen draagvlak voor de conclusies die diegene trekt.”

“Als de kring die je moet managen steeds groter wordt, is het ook als opdrachtgever steeds moeilijker om draagvlag te creëren met een ongelijke informatiepositie. Dus zeker als de maatschappij vraagt om onderzoek en de media daar bovenop zit, dan is het wel moeilijk om dat allemaal één kant op te krijgen.”

Wat er volgens Stolk dan kan gebeuren is dat er een conclusie uitkomt waarin de melder zich gekend voelt. Dan is de melder tevreden, maar dit is dan vaak in het nadeel van betrokkene. In deze situatie komt het regelmatig voor dat een betrokkene zich beklaagd over het onderzoeksproces. En herkent de melder niets van de conclusie, omdat de onderbouwing van de conclusie zo weinig details biedt of draagvlak hebben dat iemand overtuigd is, dan merkt KPMG ook dat er vaak opmerkingen van de melders komen over het onderzoeksproces. 

Stolk schetst nog twee situaties bij betrokkenen. “Of betrokkene ziet dat er een melding is gedaan waarin die eindelijk zijn kant van het verhaal kan vertellen om ook uit te leggen dat er eigenlijk niks aan de hand is. Dan zijn ze vaak heel blij met het onderzoek. Alleen dan vinden melders de uitkomsten van het onderzoek vaak moeilijker.”

“Aan de andere kant kan het ook zijn dat er daadwerkelijk iets aan de hand is en dat wij dus feiten op gaan schrijven die ze in dat opzicht liever niet gerapporteerd zien worden. Dan krijgt de betrokkene nog wel de gelegenheid om te reageren. Melders zijn dan tevreden met de conclusie, maar de betrokkene vindt de acceptatie daarvan moeilijk, ondanks een zorgvuldig onderzoeksproces.”

Gevolgen onderzoekers
Stolk vult aan: “Maar als je het op inhoud niet kan winnen, omdat er daadwerkelijk onrechtmatigheden hebben plaatsgevonden, dan zie je dat betrokkenen soms proberen het onderzoeksproces onderuit te halen. Dus te zeggen dat het onderzoek niet goed is uitgevoerd. Zorgvuldigheid is voor ons het allerbelangrijkste.”

“Voor ons als onderzoekers is het erg belangrijk in welke mate opdrachtgevers in staat zijn gemotiveerd verantwoording af te leggen over de door hen getrokken conclusies op basis van de door ons gerapporteerde feitelijke bevindingen. want anders zie je dat óf de melder óf de betrokkene de neiging heeft zich door de bestaande informatie-asymetrie te richten op het onderzoeksproces en de daaruit blijkende uitkomsten. Dáár is een spanningsveld waar wij als onderzoeker nu heel erg mee te maken hebben.”

“Als de onderzoeker altijd degene is die het fout heeft gedaan - en dat is het spanningsveld waar we naartoe gaan volgens Stolk - dan leidt dat er toe dat straks niemand dit meer wil onderzoeken. Stolk: “Voor ons is het dus in ieder geval echt belangrijk dat de media ook begrijpen wat de verantwoordelijkheden zijn en hoe dat spanningsveld werkt.”

Uitspraak heeft bredere werking
In zijn algemeenheid stelt Stolk dat “we moeten opletten dat mensen zich aan de voorkant niet meer durven te melden, omdat ze bang zijn dat het aan de achterkant op straat kan komen te liggen bij een groep voor wie het niet bedoeld was.”

“Misschien vinden mensen het in het ene onderzoek geen probleem dat een rapport openbaar wordt, want iedereen weet het toch al, als mensen er al in de media over hebben gesproken,” zegt Stolk. “Alleen er zijn ook mensen die dingen willen laten onderzoeken die het niet willen. En een uitspraak heeft soms wel een bredere werking.”

Het zou volgens haar ook wel “heel erg zonde zijn als het spanningsveld ertoe leidt dat onregelmatigheden niet meer worden gemeld en goed kunnen worden onderzocht. En aan de andere kant als mensen vals beschuldigd worden dat je je niet kan verweren,” aldus Stolk. “Dus aan beide kanten hopen wij een bijdrage te kunnen leveren aan maatschappelijk belangrijke thema’s: onrecht zichtbaar maken, dan wel dat mensen onterecht beschuldigd worden. Het zou echt zonde zijn als in dat spanningsveld dat hogere doel sneuvelt.”