website over journalistiek

x

Villamedia heeft een app

 

Exclusieve inhoud Sluiten

Een NVJ-lid heeft dit artikel met je gedeeld. Gratis een maand alles lezen? Klik hier.

Een NVJ-lidmaatschap geeft je recht op:

  • Persoonlijk advies
  • Juridisch advies & rechtsbijstand
  • Perskaart
  • Korting op cursussen
  • Villamedia magazine

Word lid Verder lezen

Newsroom030: Bij de afdeling communicatie van de gemeente Utrecht werkt men zoals bij de NOS

Linda Nab — Geplaatst in communicatie op woensdag 3 oktober 2018, 12:00

© Tjitske Sluis

Deze week besteedt Villamedia aandacht aan de relatie tussen journalisten en voorlichters. Redacteur Linda Nab nam daarom een kijkje op de afdeling communicatie van haar woonplaats, de gemeente Utrecht. Daar werd twee jaar geleden de Newsroom030 ingericht. ‘De tijd dat we zaten te wachten tot er een journalist belde, is voorbij.’

Een dag op de communicatieafdeling van de gemeente Utrecht begint om 07.00 uur ’s ochtends, op de 19de verdieping van het imposante nieuwe stadskantoor in de bouwput van het stationsgebied. Op dat uur begint daar een analist met het opstellen van de TamTam: een dagelijks overzicht van al het nieuws over Utrecht dat de afgelopen 24 uur de revue is gepasseerd in de media en de reacties daarop online. Vandaag met stip op 1: kritische reacties op de raadsbrief die de dag ervoor is verstuurd over de beoogde nieuwe prostitutiezone Het Nieuwe Zandpad. De analist noteert welke media erover schreven, hoeveel erover is getwitterd, welk bereik het nieuws heeft gehad en citeert een paar reacties vanaf social media, alvorens het rond te sturen en de dag daadwerkelijk kan beginnen.

Welkom in de Newsroom030, het ‘kloppend hart’ van de communicatieafdeling van de gemeente Utrecht, zegt coördinator en communicatieadviseur Sandra Sluijter. Op de grote monitoren achter haar prijken de Teletekstpagina’s van NOS en RTV Utrecht. Op het scherm ernaast flitsen de webcare-berichten van de afgelopen 24 uur voorbij. Over het planbord aan de andere kant van de kantoortuin hangt een opblaasbare paarse krokodil. De Newsroom, vertelt Sluijter, is twee jaar geleden ingericht als het hart van de afdeling. Hier komen alle communicatiekanalen van de gemeente samen. Collega’s van de afdelingen webcare, woordvoering, redactie en een omgevingsanalist zitten hier bij elkaar om de communicatie vanuit de gemeente efficiënter te organiseren. ‘Want door dichter bij elkaar te zitten kunnen we sneller signaleren wat er speelt in de stad, en hoe we daar het beste bij kunnen aansluiten. Daarnaast kunnen we hier monitoren hoe ons nieuws landt. Hierdoor kunnen we beter aansluiten bij wat er in de stad leeft.’

Tekst gaat verder onder de foto.

Geest van de tijd
De oprichting van de Newsroom was twee jaar geleden onderdeel van de herijking van marketing en communicatie van de gemeente Utrecht, vertelt hoofd bestuurscommunicatie Anita van Wijnbergen. Het Marketing en Communicatie Netwerk van de gemeente bestaat uit circa honderd medewerkers (zie kader) wier rol de afgelopen jaren enorm is veranderd. Van Wijnbergen: ‘Dat heeft alles te maken met de geest van de tijd. Door de opkomst van social media moet je er als communicatieadviseur sneller voor zorgen dat er een juist advies ligt dat opgepakt en uitgevoerd wordt. Waar we vroeger uitgebreide plannen maakten, schrijven we nu een idee op een A4’tje en gaan we meteen aan de slag. Slagvaardigheid is een bepalende factor geworden.’

Sluijter mag de communicatieve chaos rond een verkeersinfarct in de Utrechtse wijk Lunetten in 2015 graag als voorbeeld nemen van de noodzaak tot dat herijken dat heeft geleid tot de oprichting van de Newsroom. De gemeente sloot in Lunetten destijds de enige toegangsweg naar de stad af, wat een enorme ophef veroorzaakte op social media.

Mensen die daar in de file stonden reageerden op Twitter. Er kwamen vragen van journalisten en raadsleden. Het duurde even voordat er een verkeersoplossing was, en het duurde twee dagen voor er een officiële reactie kwam. Dat moest anders. Sluijter knikt naar de paarse krokodil. ‘Die hangt daar niet voor niets. In tijden van social media willen mensen niet meer twee dagen wachten op antwoord. Dat antwoord moet er binnen twee uur zijn.’

Tekst gaat verder onder de foto.

Snel, sneller, snelst
Ook in de contacten met de pers geldt tegenwoordig het adagium: snel, sneller, snelst. Zeker sinds het AD Utrechts Nieuwsblad steviger is gaan inzetten op online nieuws, en de stad er in 2011 met De Utrechtse Internet Courant (DUIC) een nieuw digitaal platform bij kreeg. Sjoukje Volten, communicatieadviseur van burgemeester Jan van Zanen: ‘Die nadruk op online, de snelheid ervan, betekent ook iets voor onze organisatie. Normaal had je wanneer je een vraag kreeg, tot het einde van de middag om antwoord te geven en de ochtendkrant te halen.’ ‘Nu moet je veel sneller reageren’, valt woordvoerder Matthijs Keuning haar bij: ‘De boodschap is vaak: je hebt twee uur, want begin van de middag moet het online.’

Volten: ‘Je ziet daarin trouwens wel verschil tussen landelijke en lokale media. Journalisten van landelijke kranten richten zich meer op achtergronden en onderzoeksjournalistiek. Die nemen daar ook de tijd voor. Bij de lokalen is dat anders. Die zitten toch meer op het snelle nieuws van de dag.’

In een gemiddelde week komen er tussen de veertig en vijftig persvragen binnen, schat Keuning. Die worden beantwoord door een persteam van vier woordvoerders. Alle persvragen worden ingevoerd in een managementsysteem waarin wordt bijgehouden wie de contact­persoon is voor welke vraag, en welk antwoord er is gegeven. Dat lukt niet altijd binnen de gewenste tijdspanne, en journalisten zijn daar soms geïrriteerd over, merkt Keuning – die zelf niet zo heel lang geleden nog werkzaam was als journalist voor ANP en Trouw. ‘Dan denken ze dat we bewust laat antwoord geven. Maar soms is het gewoon ingewikkeld om in dat tijdsbestek de juiste informatie op te halen. Dat wordt vaak onderschat. Wij vinden het ook jammer als de reactie van de gemeente er niet bij staat.’

Net zoals de NOS
Maar hoe hard heeft de gemeente journalisten nog nodig om zijn boodschap aan de man te krijgen? Sinds afgelopen maand omvat de Newsroom ook een redactie die verantwoordelijk is voor de berichten op alle gemeentelijke kanalen: social media, website, intranet, webcare en persberichten. In de toekomst komen daar mogelijk ook de wijkberichten en nieuwsbrieven bij. De bestaat uit redacteuren die teksten schrijven en publiceren of filmpjes maken, dagelijks roulerende eindredacteuren en werkverdelers die inventariseren welk nieuws er uit de organisatie komt. Ook het KlantContactCentrum, waar alle vragen van inwoners binnen komen, is aangehaakt bij het maken van content. Sluijter: ‘Voorheen had elk kanaal op verschillende verdiepingen zijn eigen loket, voorzien van een eigen mailbox en medewerkers. Kruisbestuiving was er niet. We wilden onze communicatie naar buiten toe vanuit één centraal punt gaan regelen. Met de komst van de redactie is er voor collega’s één loket, waar alle expertise over de verschillende gemeentelijke kanalen is gebundeld. Nu kunnen we zeggen: dit onderwerp speelt vandaag. Wat gaan we ermee doen en op welk kanaal? Een beetje zoals de NOS ook werkt. Dat geeft veel meer sturing op de kwaliteit van de content en welke boodschap geschikt is voor welk kanaal.’

Waar de journalistiek dan blijft? Volten kijkt verbaasd: ‘We zijn natuurlijk een politieke organisatie. Openbaar bestuur en journalisten hebben elkaar nodig. Als we een vraag krijgen, geven we per definitie antwoord. Dat is geen keuze.’

Maar, vult Sluijter later aan, de tijd dat de gemeente als er nieuws was een persbericht uitstuurde en ging zitten wachten tot er een journalist belde, is wel voorbij. ‘Als we een interessante boodschap hebben, maken we gewoon zelf iets leuks. We wachten niet meer tot een journalist bepaalt of iets interessant is.’ Zoals eind vorig jaar bijvoorbeeld, toen burgemeester Van Zanen zijn terugkeer op de werkvloer bekend maakte nadat hij er door ziekte een tijdje tussenuit was geweest. ‘Toen hebben we een filmpje gemaakt met de burgemeester waarin hij zegt: “Nou jongens, ik ben er weer en het gaat goed.”’ Volgens Sluijter zijn journalisten daar ook mee geholpen. ‘Het scheelt ze enorm veel tijd en een persoonlijke videoboodschap past veel beter bij dit nieuws dan een droog persbericht. Nadat we het filmpje op social hadden geplaatst, stond het binnen twee tellen op RTV Utrecht en twee minuten later op de site van de NOS. Zo willen we steeds meer gaan werken.’ 
Keuning: ‘Of we doen het allebei: iets aankondigen op onze eigen kanalen én de media uitnodigen. Dat hebben we onlangs bijvoorbeeld gedaan bij de opening van het Jaarbeursplein, wat groot nieuws was. En soms organiseer je eens iets exclusief voor de pers.’

Volten: ‘Zo lopen we regelmatig een rondje met journalisten door het stationsgebied, dat wordt vernieuwd. Laatst nog, konden zij op het nieuwe bollendak boven het stationsplein staan, dat bijna af was.’

Keuning: ‘Het hangt een beetje van het nieuws af wat we doen. Maar bovenal blijven journalisten een belangrijke partij. Want al hebben we zelf Facebook, Twitter en zelfs Instagram, iets is pas écht nieuws, als het in de media heeft gestaan.’

LEES OOK

Wat ergert journalisten aan perswoordvoerders en omgekeerd? En tipje van de sluier van de resultaten van Het Grote Woordvoerders- en Journalistenonderzoek

Persoonlijk verhaal Willem Pekelder: ‘Autoriteiten zijn bang van ons’

De afdeling communicatie van Utrecht heeft een bezetting van 80 fte (ca. 100 medewerkers). Burgemeester en wethouders hebben samen 7 bestuurscommunicatie­adviseurs en 4 woord­voerders (het persteam) tot hun beschikking. Daarnaast zijn er communicatieadviseurs werkzaam op gemeentelijke domeinen (het sociale, fysieke en interne domein) en op specifieke projecten, zoals de herinrichting van het Utrechtse stationsgebied. Sinds 2016 is ook de Newsroom (12 fte), waar alle gemeentelijke kanalen samenkomen, operationeel. Sinds september is de gemeente in het verlengde daarvan gestart met 1Redactie voor alle online communicatiekanalen.

Nog geen reacties

Om te reageren moet je een Villamedia Account hebben en moet je eerst ingelogd zijn.

expertisedag 2019

Villamedia Sluiten

Inloggen

Registreren

Vul onderstaande gegevens in voor exclusieve toegang voor NVJ-leden.