Goede reputatie en veilige werkomgeving door gedragscode
COID levert inbreng NAVO integriteitscode
Waar kan ik vinden of ik als burgermedewerker van de NAVO een flesje wijn mag aannemen van een leverancier? Of een buitenlandse reis? Hoe verweer ik mij tegen intimidatie of discriminatie? De ongeveer 6000 burgermedewerkers van de NAVO krijgen steeds meer behoefte aan een eenduidige leidraad voor integer gedrag. De Amerikaanse NAVO vertegenwoordiging heeft de uitdaging opgepakt en verwelkomt de Nederlandse inbreng van de COID bij de ontwikkeling van een overkoepelende ‘Code of Conduct’.
COID staat voor Centrale Organisatie Integriteit Defensie. Dit is een klein dienstencentrum in oprichting onder de paraplu van CDC dat zich op integriteitszaken binnen Defensie richt. Binnen de NAVO vervult Nederland hiermee een voortrekkersrol. Daarom stelt het COID nu de ervaringen van het Ministerie van Defensie ter beschikking aan het NAVO-streven om een soortgelijke gedragscode voor de NAVO te ontwikkelen.
Startpunt
John F. Aguirre, de Amerikaanse vertegenwoordiger in de NATO Resources Committee, zag in de nieuwe consensus tussen de lidstaten een goed startpunt om het gesprek aan te gaan over een NAVO-gedragscode voor integer handelen. Die moet niet alleen gelden voor de burgermedewerkers, maar ook voor externe mensen die voor de NAVO werken.
Helderheid over wat wel en niet mag voorkomt pijnlijke beoordelingsfouten door medewerkers. Dat bleek onder meer uit incidenten bij andere grote internationale organisaties. Verder kan een functionerende gedragscode helpen voorkomen dat Defensie- of NAVO-inspanningen onnodig reputatieschade leiden. Aguirre zegt: “Speciaal onze NAVO burgermedewerkers hebben baat bij een eenduidige gedragscode. De 28 lidstaten hebben vaak wel eigen gedragsregels, maar daar zitten culturele verschillen tussen. De NAVO heeft tot nog toe geen grote integriteitsincidenten gekend en dat willen we graag zo houden.”
Meetlat
In veel gevallen is duidelijk wat nog wel kan en wat niet meer. Algemeen normbesef en de NAVO- Personeelsgids (beter bekend als het Rode Boekje) vormen hier de natuurlijke meetlatten. Maar er blijft een grijs gebied over waar een gedragscode uitkomst moet bieden. Met een eenvoudige code weten medewerkers waar ze aan toe zijn en kunnen managers grenzen aangeven. Aguirre licht toe: “We verwachten er een preventieve werking van. Een gedragscode helpt een verantwoorde keuze te maken. Ook potentiële slachtoffers weten zo beter wanneer een grens is overschreden.”
Gedeelde waarden
De eerste stap op weg naar de gedragscode is bepalen wat er in moet staan. Sinds begin dit jaar komen vertegenwoordigers van de lidstaten maandelijks bijeen om te werken aan de NAVO-gedragscode. Daarvoor is in de bestaande nationale versies gezocht naar gemeenschappelijke waarden. Inmiddels is een vijftal vastgesteld. Integriteit, professionaliteit, loyaliteit, onpartijdigheid en veiligheid. Maar dit zijn nog ‘container’-begrippen die verder ingevuld moeten worden.
Principes
De volgende stap is nu het exact definiëren wat de NAVO-medewerker daar nu onder moet verstaan. Dat is een moeizaam proces omdat er zo veel verschillende culturen in de NAVO-familie bestaan. Ir. Wouter Mouthaan, Eerste Ambassadesecretaris van de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging bij de NAVO, haalt een markant voorbeeld van cultuurverschil aan: “In Nederland zijn we bijvoorbeeld al gewend aan geregistreerd partnerschap. Maar voor andere landen is dat nog lang niet zo vanzelfsprekend.” Pas als deze principes helemaal uitgekristalliseerd zijn, kan de feitelijke code of conduct geschreven worden.
Draagvlak
John Aguirre licht toe:“Het is vooral het afstemmen, definiëren en draagvlak creëren waar de uitdaging ligt. Dat proces is ook typerend voor de NAVO. Besluitvorming kan alleen via consensus. In een commercieel bedrijf gaat dat natuurlijk sneller. We willen de gedragscode eind dit jaar op papier hebben en in het begin van het volgend jaar invoeren.”
Lering
Het initiatief van de Amerikanen neemt de Nederlandse ervaring mee. Carla Verwoerd, Projectleider van de Nederlandse COID, vertelt: “We hebben dit wordingsproces hier al doorlopen. Natuurlijk op kleinere schaal, maar toch kunnen we John Aguirre en de andere afgevaardigden veel vertellen over het ontstaansproces. Daar profiteren alle NAVO-partners van.”
Acceptatie
Zij noemt drie factoren die het opstellen en geaccepteerd krijgen van een gedragscode beïnvloeden. Allereerst helder aangeven dat de gedragscode geldt voor sociale en zakelijke integriteit. Sociale integriteit wordt geschonden door agressie, geweld, (seksuele) intimidatie, discriminatie, extremisme, stalking, pesten en treiteren. Zakelijke integriteit wordt aangetast door het aannemen van schenkingen of steekpenningen, oneigenlijk gebruik maken van Defensiemiddelen, niet goedgekeurde nevenwerkzaamheden uitvoeren, of persoonlijke financiële voordelen ontvangen die voortvloeien uit zakelijke contacten.
Urgentie
Ten tweede helpt een besef van urgentie de partijen sneller op een lijn te krijgen. In Nederland kwam de zaak in beweging door de aanbevelingen van de Commissie Staal. Die werden volledig geadopteerd door de Defensietop en daarmee benoemt Carla Verwoerd een derde succesfactor. De gedragscode moet een ‘sponsor’ van gewicht hebben. Dan lukt het draagvlak creëren veel soepeler. De Amerikanen trekken lering uit de Nederlandse ervaring. Zo ziet Aguirre ook de rol van de Amerikanen. Als initiatiefnemer, maar ook bij de bewustwording en het creëren van ‘sense of urgency’ bij de partijen, bij het uitwisselen van ideeën en opstellen van concepten. Maar ook het omgekeerde kan zich op termijn voordoen. Een goede NAVO Code of Conduct kan als model dienst gaan doen voor andere organisaties en ministeries van Defensie.