Les 3: Excel - de basis

Het is niet verwonderlijk dat Excel is nagebootst door andere bedrijven: het is een mooi en krachtig softwareprogramma. Een Microsoft Office pakket is echter vrij duur en niet iedereen wil die kopen. Daarnaast hebben veel mensen een Mac. Op dit moment is er een aantal alternatieven.

1) Excel voor Mac

2) Open Office

3) Google Spreadsheets

Ik geef zelf de voorkeur aan Excel voor Windows, simpelweg omdat die bijna alles kan wat je nodig hebt. Toch hebben de andere versies ook zo hun voordelen.

2) Open Office lijkt vooral op de oude vorm van Excel, voor 2007. Het is een open source variant, wat betekent dat het gratis is en dat er vele handen aan werken. De basis werkt echter prima: sorteren, draaitabellen, filteren, grafieken. In één opzicht is Open Office zelfs béter dan Excel voor Windows en dat is het rekenen met datums. In Excel voor Windows begint de datumtelling bij 1 januari 1900. Je kunt eenvoudig rekenen met verschillende datums (zoals je exacte leeftijd uitrekenen vanaf vandaag minus je geboortedatum). Je kunt echter niet verder teruggaan dan 1900. Open Office kan dat wel. Voor het geval je een keer data gebruikt die betrekking hebben op de negentiende eeuw en daarvoor, ben je beter af met Open Office.

3) Google Spreadsheets lijkt in veel opzichten op Open Office, maar is helemaal gemaakt om online te werken. En dat biedt nieuwe mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld de visualisaties makkelijk exporteren naar websites. Ook biedt Google interactieve visualisaties. Het is allemaal erg flexibel. Daarnaast heeft Google Spreadsheet nog een aantal unieke functies. Zo kun je heel eenvoudig tekst vertalen. Google Spreadsheets is in veel gevallen een prima vervanger van Excel. Als je Excel beheerst, kun je ook met Google Spreadsheets overweg.

Maar laten we daarom ingaan op Excel voor Windows. Met Excel kun je ruwweg twee dingen doen: data ordenen en rekenen.

Als je Excel opent, zie je het werkboek voor je. Het werkboek bestaat uit:

- De spreadsheets – meestal drie standaard. Je kunt ze verwijderen, de naam wijzigen en van de een naar de andere springen (CTRL PageUp/PageDown). Belangrijk om te weten is dat je ook berekeningen kunt maken tussen de sheets. Je kunt ook tussen werkboeken verbindingen maken, maar dan is het belangrijk dat je de werkboeken wel op een vaste locatie opslaat en niet verplaatst.

- Bovenaan vind je het lint dat in Excel 2007 is ingevoerd. Met de tabbladen kun je naar verschillende toepassingen gaan, zoals Invoegen, Pagina-Indeling, Formules, Gegevens, Controleren en Beeld. De overige tabbladen zijn voor meer professioneel gebruik.

- Daaronder heb je de ‘Werkbalk snelle toepassingen’. Deze hoef je niet te gebruiken, maar scheelt je soms nogal wat zoekwerk naar toepassingen die je vaak gebruikt

- Daaronder vind je aan de linkerkant de naambox. Die vertelt je welke cel actief is, dus waar je op dat moment in werkt. Daarnaast kun je cellen en bereiken, dus een verzameling cellen, een naam geven. Later komen we er nog op terug waarom dat handig kan zijn. Aan de rechterkant vind je de formulebox. Hier kun je formules maken, maar daar gebruik ik ‘m eigenlijk nooit voor. Je ziet de inhoud van een cel en dat is vooral handig als er bijvoorbeeld veel tekst in een cel staat.

- Helemaal onderin vind je een informatiebalk. Hier kun je de grootte van de spreadsheet veranderen. Handig is ook dat je automatische basale berekeningen hebt, zoals tellen.

Dan nu een aantal conventies.

De sheet:

Geef een sheet altijd een naam. Ik gebruik meestal de eerste sheet om alle basale data op te zetten, de data die ik heb binnengehaald en waarmee ik aan de slag ga. Die sheet noem ik dan ‘basisset’ of iets dergelijks. De bewerkingen doe ik op een ander blad. Ik vind het belangrijk dat ik bij twijfel over de juistheid van een bewerking altijd terug kan gaan naar de oorspronkelijke data. Je kunt met CTRL-A de data selecteren. Dit kan ook met CTRL-*. Met CTRL-C kopieer je de selectie en met CTRL-V plak je ‘m.

Tabel:

In principe krijgen alle kolommen een unieke naam. Je kunt meerdere cellen selecteren (en dikwijls gelijktijdig bewerken) door je rechtermuisknop ingedrukt te houden en met je muis over de gewenste cellen te bewegen. Data die bij elkaar horen, noem je een tabel. Zorg er dus voor dat er geen witte stukken tussen rijen en kolommen in de tabel. Excel zal die namelijk dan niet als één tabel herkennen. Hetzelfde geldt voor een kolom.

Cel:

Data zijn opgemaakt in rijen en kolommen, ook wel records en velden genoemd (al zijn die niet helemaal hetzelfde, een record kan namelijk meerdere rijen beslaan, maar meestal is die dan niet goed opgemaakt). Op het snijpunt van rijen en kolommen vind je cellen. Belangrijk is dat je de data bij elkaar houdt die bij elkaar horen.

De cel heeft twee gezichten, een voorkant en een achterkant zo je wilt. Aan de voorkant zie je de data. Aan de achterkant zit extra informatie, zoals opmaak, labels en formule. Je wisselt tussen de twee door F2 te gebruiken. Je werkt met de onderliggende data en dat merk je als je gaat kopiëren. Op formules komen we in aflevering acht [link] nog uitgebreid terug.]

De data:

Je hebt verschillende soorten data, zoals:

- gewone tekst

- getallen

- valuta

- financiële getallen

- datums

- tijd

- percentages

- breuken

- wetenschappelijke getallen.

Je hoeft die niet per se zo te formatteren, maar het is vaak wel handig. En makkelijk. Je selecteert het bereik dat je wilt formatteren, klik op getal. Als de data links zijn uitgelijnd, herkent Excel ze als tekst. Getallen staan doorgaans rechts uitgelijnd. Als getallen per ongeluk rechts zijn uitgelijnd – wat soms gebeurt tijdens het importeren van een rommelige dataset – kun je er niet mee rekenen. Dan moet je de data eerst een getalformat geven.

Dan nog een paar handigheidjes.

Je hebt veel sneltoetsen, zodat je werk met de muis kan besparen. Als je ALT ingedrukt houdt, zie je vakjes oplichten met daarin de toets die de betreffende toepassing opent. In de bijbehorende Excelsheet staan de meest gebruikte toetsen. Zeker als je lang aan een dataset werkt, besparen de sneltoetsen je een hoop tijd en geklik. In de bijgeleverde Excel-file [link] staat een overzicht van veelgebruikte toetsen.

Een aantal tips ter afronding:

1) Begin gewoon. Excel is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Er zijn erg veel online tips en tutorials beschikbaar om verder te komen. Een goed beginpunt is Excel is Fun, waar bijna 2000 video’s te vinden zijn. Deze video’s zijn meer gericht op administratieve toepassingen van Excel, maar de docent legt veel basishandelingen prima uit.

2) Zorg er altijd voor dat data die bij elkaar horen ook echt bij elkaar staan.

Bijlage

• CDJ-Les-3.xlsx